BAKPK Unesa sebagai PT BLU terdiri atas empat bagian, yakni bagian akademik, kemahasiswaan, perencanaan dan evaluasi, serta kerja sama dan humas. Bidang akademik menangani perihal input dan output mahasiswa; bidang kemahasiswaan melayani mahasiswa (BEM, UKM), bakat minat penalaran, mejelis permusyawaratan dan robotika; bidang perencanaan dan evaluasi bertugas dalam hal membuat rencana anggaran dan monitoring evaluasi (monev); bidang kerja sama dan humas menangani MoU dalam dan luar negeri, majalah, web, dan kerja sama lainnya.

Informasi lebih lanjut setiap bidang diuraikan berikut ini.
1. Bagian Akademik
Pengelolaan akademik meliputi tiga tahapan pengurusan, yakni tahap input, proses dan output. Pada tahap input, petugas biro akademik menyeleksi penerimaan mahasiswa baru melalui seleksi secara nasional, yaitu Seleksi Nasional Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SNMPTN), Seleksi Bersama Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SBMPTN) dan Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru (SPMB) yang dilakukan secara mandiri oleh Unesa. SPMB ini terdiri dari SPMB program diploma III (prestasi dan reguler) dan SPMB program sarjana (prestasi dan reguler). Persyaratan umum yang diwajibkan oleh Unesa bagi pendaftar jalur mandiri (SPMB) yaitu wajib mengikuti tes saintek dan soshum.

Pendaftaran awal dilakukan secara online oleh calon mahasiswa baru. Pengumuman hasil seleksi langsung diumumkan secara online melalui web Unesa. Proses verifikasi dan atau pendaftaran ulang calon mahasiswa diminta melakukan pendaftaran ulang di PTN masing-masing.

Dalam tahap proses dibagi menjadi dua bagian, yakni 1) proses belajar mengajar jurusan dan administrasi akademik. Pada tahapan proses ini, biro akademik bertugas memantau kegiatan-kegiatan non-akademik yang diselenggarakan oleh mahasiswa. Kegiatan tersebut berupa kegiatan belajar Al-Qur’an, bela diri, seni tari, seni lukis, announcer, mapala, workshop dan kegiatan ekstrakurikuler lainnya. Selain memantau, biro akademik menyediakan wafo (warung informasi) sebagai wadah untuk memperoleh informasi kegiatan-kegiatan non akademik.

Pada saat finalisasi, biro akademik menyeleksi dan memberikan skor pada seluruh kegiatan non-akademik mahasiswa. Selanjutnya, mahasiswa yang mendapatkan batas skor minimum berhak mendaftar yudisium dan berhak memperoleh Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI). Indikator penilaian pada kegiatan non-akademik yaitu; afektif, kognitif, psikomotorik dan kegiatan pendukung seperti kegiatan berorganisasi, pendidikan karakter serta kegiatan forum ilmiah.

Selain memantau kegiatan non-akademik, biro akademik bertugas merancang kalender akademik baik pada semester genap maupun gasal. Pada saat perancangan kalender akademik, pihak-pihak yang terlibat dalam perancangan kalender akademik wajib memperhitungkan komponen-komponen tahun ajaran, minggu efektif dan hari libur. Hari libur mencakup libur semester, libur hari besar keagamaan, libur nasional, cuti bersama bahkan libur khusus yang ditetapkan oleh Unesa. Kalender akademik Unesa disusun dalam jangka waktu 1 tahun.

Dari bagian akademik ini diperoleh informasi bahwa dosen harus mengajar sebanyak 16 kali tatap muka dengan mahasiswa sehingga persyaratan mengikuti UAS kehadiran harus 75% dari total jumlah pertemuan. Dosen yang sibuk atau berhalangan hadir harus mengganti kelas yang ditinggalkan agar tercapai 16 kali pertemuan. Contoh kasus misalkan dosen yang mengajar tidak tepat waktu dan kurangnya tatap muka, pada akhirnya dilaporkan langsung ke tingkat Presiden dan Kemenristek Dikti menindaklanjuti dengan teguran kepada Unesa karena kartu ujian mahasiswa dikeluarkan secara online dengan persyaratan full 16x pertemuan. Unesa tidak memberikan Semester Pendek (SP) bagi mahasiswa reguler.

Selain tugas-tugas yang telah diuraikan, bagian akademik juga bertugas sebagai pelaksana penerbitan kartu mahasiswa serta koordinator pelaksana wisuda.

2. Bagian Kemahasiswaan
Bagian kemahasiswaan di bawah BAKPK meliputi subbagian bakat minat penalaran dan kesejahteraan mahasiswa. Bakat minat penalaran meliputi PKM serta BEM dan UKM. PKM atau Program Kreativitas Mahasiswa merupakan salah satu program yang menangani penulisan karya ilmiah mahasiswa. Kelompok PKM dibentuk oleh dosen pada setiap fakultas. PKM yang sudah berjalan akan dimonev secara internal dan eksternal.

Untuk meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam berkreativitas dan menulis karya ilmiah ini, bidang kemahasiswaan mengadakan pelatihan bagi mahasiswa maupun dosen pendamping. Kegiatan ini di antaranya workshop PKTI (Pelatihan Karya Tulis Ilmiah) yang biasanya khusus dilaksanakan selama tiga hari. Target penyelesaian proposal PKM setiap tahunnya adalah bulan September sehingga Oktober dapat diunggah serentak.

Dosen pembimbing PKM dituntut untuk menguasai setiap skema PKM. Secara khusus mereka diberikan surat tugas sehingga memiliki tanggung jawab penuh untuk melakukan kegiatan pembimbingan kepada mahasiswa.

Selain kegiatan PKM, bagian kemahasiswaan juga bertanggung jawab atas organisasi mahasiswa, seperti BEM dan UKM-UKM. BEM atau Badan Eksekutif Mahasiswa merupakan organisasi tertinggi mahasiswa. Meskipun demikian, dalam kegiatan PKKMB dan ospek, BEM hanya dilibatsertakan, sementara wewenang penuh ada di tangan lembaga. Untuk pembentukan UKM, ada persayaratan yang harus dipenhi, salah satunya adalah keanggotaan minimal berasal dari lima fakultas.

Untuk kepengurusan BEM dan UKM secara resmi dilantik dan diberi SK. Manajemen pengelolaan BEM dan UKM memiliki prosedur yang terstandar. Organisasi-organisasi tersebut diharuskan menyerahkan program kerja. Program kerja ini kemudian diproses, ditelaah, dan dievaluasi untuk perizinan, mana yang boleh dilaksanakan dan mana yang tidak.
BEM dan UKM dapat mengajukan proposal pendanaan untuk kegiatan. Setiap pengajuan program harus diketahui pembina. Bidang kemahasiswaan menyediakan dana untuk program kerja yang disetujui. Proses pencairan biasanya berkisar satu minggu. Program yang disetujui dan dilaksanakan wajib dilaporkan dalam bentuk laporan pertanggungjawaban. Langkah ini merupakan salah satu prosedur untuk mengontrol penggunaan dana. Sebelum menyerahkan laporan kegiatan yang telah selesai dilaksanakan, UKM tidak bisa mengajukan proposal untuk kegiatan berikutnya.

Setiap awal tahun akademik diadakan kegiatan Expo UKM dengan tujuan memperkenalkan jajaran rektorat dan seluruh UKM yang ada di Unesa kepada mahasiswa baru.

Selain menangani perihal PKM dan organisasi mahasiswa, bidang kemahasiswaan juga menangani kesejahteraan mahasiswa. Kesejahteraan mahasiswa ini berkenaan dengan pengontrolan beasiswa yang diterima oleh mahasiswa.

3. Bagian Perencanaan dan Evaluasi
Bagian Perencanaan dan Evaluasi Unesa dibagi menjadi dua subbagian, yakni Subbag Perencanaan yang dikepalai oleh Ibu Lusi dan Subbag Evaluasi yang dikepalai oleh Ibu Yuni. Subbagian perencanaan bertugas membuat Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA). Istilah RBA ini digunakan sejak Unesa menjadi PT BLU. Sebelum BLU, istilah RBA adalah RKT atau Rencana Kerja Tahunan. Pada prinsipnya keduanya adalah sama.

Dari paparan yang disampaikan oleh Ibu Lusi, diketahui informasi bahwa RBA sangat erat pula hubungannya dengan UKT (Uang Kuliah Tunggal). Ternyata, di Unesa sendiri UKT dibedakan menjadi delapan kelompok. Kategori pengelompokkan UKT ini ditetapkan oleh dikti. Penentuan UKT mahasiswa baru dilakukan secara otomatis oleh sistem. Kriterianya meliputi gaji orang tua, biaya listrik, telepon, air, cicilan, dan sebagainya. Bukan hanya itu, untuk penentuan UKT ini, mahasiswa juga diwajibkan mengisi data lain secara online, termasuk menginput data gambar bentuk rumah dari dalam, dan sebagainya.

Sistem untuk segala proses ini disiapkan oleh PPTI. Diakui Ibu Lusi, sudah dua tahun ini mereka menggunakan sistem. Terkait dengan perencanaan, Ibu Lusi menerangkan bahwa semua data diinput melalui link simpekanesa, yakni Sistem Informasi Perencanaan Kegiatan dan Anggaran Unesa. Belum menunjukkan sekilas bagaimana cara kerjanya. Melalui simpekanesa ini semua fakultas dari maisng-masing unit kerja usul di simpekanesa, semua data terekam di sana. Dari data itu barulah tim perencanaan mengajukannya ke bagian keuangan.

Sejak adanya sistem ini, kerja perencanaan tergolong menjjadi cukup lebih ringan, dibandingkan dulu yang harus dilakukan secara manual. Namun, kelemahannya adalah harus adanya jaringan wifi yang kuat. Ketika jaringan tidak mendukung/tidak ada jaringan, maka tim perencanaan menjadi sulit untuk bekerja karena semua data diproses di sana.
Pada intinya, bagian perencanaan ini bekerja lebih pada ranah anggaran. Namun, ditekankan oleh Ibu Lusi, bahwa tim pada bagian ini hanya bekerja dalam membagikan angka. Realitasnya berhubungan dengan bagian keuangan.

Sementara itu, subbidang evaluasi berperan dalam melakukan monitoring dan evaluasi. Cakupan evaluasi ini luas, meliputi kinerja, pengadaan, output, penerimaan UKT, juga penggunaan. Tim evaluasi juga bekerja dengan sistem. Semua data diinput melalui laman simonev.ristekdikti.go.id. Laporan secara rutin dilakukan per tiga bulan. Laporan kinerja PTN diperoleh dari penetapan kinerja rektor dengan menteri.

4. Bagian Kerja Sama dan Humas
Bagian kerja sama dan humas dibedakan menjadi subbagian kerja sama dan subbagian humas. Dalam subbagian kerja sama dibedakan menjadi kerja sama luar negeri dan kerja sama dalam negeri. Untuk melaksanakan kerja sama diperlukan MoU. MoU diajukan melalui rektor untuk selanjutnya diteruskan ke wakil rektor (WR) 4 untuk disetujui. Dari WR 4 diteruskan ke BAKPK untuk selanjutnya diproses oleh subbagian kerja sama dan terakhir oleh bagian struktural. Sementara itu, Surat Perintah Kerja Sama (SPK) dikeluarkan WR 1.

Dari keterangan Bapak Sumardi dari subbag kerja sama, diperoleh informasi bahwa saat ini Unesa bekerja sama dengan lima belas perguruan tinggi luar negeri, bekerja sama dengan China, serta dengan Kantor Urusan Internasional (KAUI). Kerja sama yang dilakukan Unesa dengan KAUI di antaranya adalah pertukaran mahasiswa, serta kunjungan pengenalan budaya, dan sebagainya.

Sementara itu, kerja sama yang dilakukan dengan pihak dalam negeri sampai saat ini sudah mencapai tujuh puluh MoU yang dilaksanakan selama satu tahun. Kerja sama yang dilakukan di antaranya dalam bidang peneitian, pelatihan, pertukaran mahasiswa antarperguruan tinggi, dan sebagainya. Untuk kerja sama dalam bidang penelitian, Unesa juga melaksanakan kerja sama dengan pihak pemerintah setempat seperti pemerintah provinsi dan kota, Balitbang, bank setempat, serta Kemenristek dikti, dan lain sebagainya.. Kerja sama ini memberikan banyak keuntungan di antaranya membangun jejaring dan mengetahui iklim kerja baik dalam dan luar negeri.

Sementara itu, subbagian humas memiliki tanggung jawab perihal peliputan dan penyiaran segala aktivitas kampus. Peliputan dan penyiaran segala aktivitas dilakukan untuk penginputan data web. Selain itu, subbagian humas juga melakukan penerbitan majalah atau bulletin web. Tujuan dari program kerja ini adalah agar masyarakat luas dapat terus mengakses kegiatan-kegiatan kampus.

Dari penjelasan yang ditangkap, prosedur peliputan dan penyiaran ini bersifat dari bawah ke atas. Artinya, peliputan dilakukan jika pihak terkait menghubungi atau bertemu langsung dengan pihak humas. Ini dilakukan karena pihak humas yang menentukan topik peliputan.

Dalam kesempatan kunjungan, subbagian humas mengajak serta semua dosen magang untuk menyaksikan langsung acara talk show yang merupakan kerja sama Unesa dan TVRI Jawa Timur.

Magang Dosen Dikti 2017